Meeting Yang Sempurna
Kita sering mendengar ada sebagian orang yang begitu alerginya mendengar kata rapat atau meeting. Asumsi kita, pasti rapatnya tidak menyenangkan, penuh ketegangan, waktunya ngaret, pesertanya ada yang mendominasi dsb.
Bagi sebuah organisasi, rapat yang dijalankan secara asal-asalan memiliki dampak negatif yang sangat
besar terhadap lajunya bisnis, kesuksesan tim, inovasi, dan kreativitas.
Bagi para pesertanya, dapat menimbulkan stres yang pada akhirnya mempengaruhi kesehatan mereka. Bahkan dapat mengakibatkan sindroma pemulihan rapat (recovery syndrome), di mana karyawan selain kehilangan waktu dan produktivitas juga mengalami kelelahan mental.
Banyak penelitian melaporkan bahwa hanya 50% rapat yang dilaksanakan secara menarik, efektif, dan digunakan dengan baik – dan angka efektivitas ini turun drastis jika dilaksanakan jarak jauh.
Istilah saya RADAR atau rapat daring, atau Virtual or remote meeting.
Menjalankan rapat dengan benar dapat menelurkan hasil yang positif dan memberi energi.
Misalnya dalam hal pengambilan keputusan yang lebih baik serta peningkatan inovasi, soliditas, kelincahan, dan ketahanan. Ini semua merupakan hasil yang sangat penting di saat tim dan organisasi Anda berjuang di era pandemi saat ini.
Lalu, bagaimana cara menyelenggarakan dan mengoptimalkan RADAR atau rapat daring ini?
A. MEMULAI DAN MENGELOLA RAPAT
1. Pola pikir batur (pelayan)
Pemimpin rapat yang baik akan menjalankan peran sebagai pengatur waktu bagi orang lain.
Karena tidak ingin mengecewakan para peserta rapat yang notabene merupakan orang-orang penting, mereka sering mengadopsi pola pikir pelayan atau waitress. Jika hal itu Anda terapkan, maka Anda akan terdorong untuk ekstra hati-hati dalam membuat keputusan rapat dari awal hingga akhir.
Sesungguhnya, belajar menyelenggarakan rapat yang cerdas tidak membutuhkan waktu lama.
Anda hanya perlu berlatih selama beberapa menit saja – mulai dari mengatur pembukaan, mengelola kehadiran dan produktivitas selama rapat berlangsung, serta bagaimana cara Anda menutupnya.
2.Kelola RADAR untuk sukses
Kualitas RADAR akan menurun drastis seiring bertambahnya peserta. Hindarilah terlalu banyak mengundang peserta rapat. Sebagai gantinya, RADAR dapat direkam dan dibagikan kepada peserta yang tak dapat hadir/bergabung. Untuk mengantisipasi perasaan terpinggirkan akibat tak diundang rapat, beri mereka opsi untuk menghadiri rapat berikutnya tentang topik yang sama.
Meskipun tak menanggapi, percayalah mereka akan senang jika diundang.
3.Kelola waktu dengan benar
Mengingat rentang perhatian kita yang lebih pendek saat ini, hindari rapat berdurasi satu jam.
Jangan ragu untuk menjadwalkan rapat hanya 15, 20, atau 25 menit saja. Mengurangi durasi RADAR justru dapat menciptakan tekanan positif. Banyak penelitian menunjukkan bahwa kelompok yang bekerja di bawah tekanan waktu tertentu akan bekerja lebih optimal, baik dalam hal fokus maupun gairah rapat.
4.Pertajam agenda
Kurang fokus adalah salah satu kekurangan RADAR.
Untuk mengoptimalkan agenda rapat agar tetap fokus, siapkan seperangkat pertanyaan.
Dinamika tanya jawab ini akan memberi Anda
pemahaman tentang siapa saja yang benar-benar harus diundang ke rapat. Dari jawaban pertanyaan-pertanyaan itu pula Anda akan tahu kapan harus mengakhiri rapat – dan Anda dapat dengan mudah mengukur apakah rapat telah berhasil.
5.Gunakan video
RADAR adalah jenis rapat yang tunduk pada sebuah hal yang disebut sebagai “kemalasan sosial”, yaitu kecenderungan manusia untuk mengurangi upaya dan motivasi saat bekerja dalam kelompok.
Kemalasan sosial meningkatkan perasaan seseorang untuk lebih anonim, mirip dengan bersembunyi di tengah keramaian. Dan ini dapat meningkat selama sesi RADAR karena adanya penghalang virtual antar anggota tim. Selain dengan mengundang sesedikit mungkin orang, menggunakan video bisa membantu melawan anonimitas tersebut.
6.Mengelola Kehadiran dan Produktivitas Selama Rapat
Mulai dan akhirilah RADAR tepat waktu.
Tidak ada yang bisa membunuh momentum seperti penundaan 15 menit karena orang-orang perlu men-download software, tidak bisa mengaktifkan video atau audio, atau mengalami masalah teknis lainnya. Penyaji rapat harus masuk lima menit lebih awal untuk memastikan bahwa semua teknologi bekerja dengan lancar. Mengakhiri rapat terlambat adalah sumber stres yang luar biasa bagi individu, jadi mohon digarisbawahi.
7.Mulailah rapat dengan baik
Sebagai pemimpin rapat, suasana hati Anda sangatlah penting, terutama nada suara (tone) Anda.
Penelitian menunjukkan bahwa hal ini dapat menghasilkan efek penularan pada pesertan lain di mana suasana hati mereka mencerminkan suasana hati Anda. Mulailah RADAR dengan energi, penghargaan, dan rasa syukur. Hal ini akan meningkatkan kemungkinan suasana hati RADAR lebih positif, mendorong lebih banyak kreativitas, keperdulian, dan konstruktif.
8.Tetapkan norma
Menyampaikan tentang apa yang perlu dilakukan dan dihindari agar RADAR berjalan baik adalah
hal yang penting.
Secara berkala ciptakan harapan bersama tentang apa yang membuat RADAR menjadi baik. Tunjukkan ekspektasi, seperti "mari kita pertahankan semua kontribusi/respon tidak lebih dari 90 detik, sehingga semua peserta memiliki kesempatan untuk berbicara". Untuk mengatasi kelelahan dalam RADAR yang berdurasi lebih lama, aturlah kapan orang dapat beristirahat, berdiri sejenak, dan meregangkan tubuh.
9.Fasilitasi secara aktif
Ini sangat penting dalam RADAR.
Pemimpin rapat harus berperan sebagai fasilitator.
Pancinglah peserta virtual agar mereka tetap terlibat. Pastikan semua berkontribusi dan semua suara didengar.
Hindari pertanyaan umum, "Ada komentar?" Sebaliknya, tunjuk orang-orang tertentu
secara spesifik seperti misalnya, "Vivi, tolong share pemikiran Anda".
Terakhir, jangan biarkan orang mengacau atau menyimpang dari topik. Jika hal itu terjadi, sebagai pemimpin RADAR Anda berhak memotongnya.
10.Gunakan alat
Ketika RADAR memerlukan piranti untuk menentukan pencapaian konsensus, beberapa aplikasi (seperti Klaxoon, Mentimeter, dan Poll Everywhere) dapat digunakan.
Dan cara ini dapat dilakukan secara real time saat rapat masih berlangsung, atau segera setelah rapat diakhiri.
Gunakan teknologi chat (ruang obrolan) yang tersedia secara efektif. Untuk beberapa jenis RADAR, ruang chat dapat digunakan sebagai saluran komunikasi kedua yang dimoderatori oleh pemimpin atau peserta lainnya. Memanfaatkan teknologi yang kebetulan sudah tersedia ini akan meningkatkan keperdulian dan keterlibatan (engagement) peserta.
B. MENGAKHIRI RAPAT DAN MENGUMPULKAN UMPAN BALIK
1.Akhiri rapat dengan baik
Dengan beberapa menit tersisa, pastikan untuk mengklarifikasi kesimpulan. Identifikasi individu yang secara langsung bertanggung jawab untuk setiap item tindakan. Jangan biarkan siapa pun meninggalkan RADAR dengan bertanya-tanya tentang apa yang telah dicapai atau apa langkah selanjutnya.
2.Minta umpan balik
Terakhir, cara elok untuk membuat RADAR Anda menjadi lebih optimal adalah dengan bertanya kepada peserta bagaimana rapatnya. Kirimkan survei singkat dimana orang-orang dapat merespon apa yang sudah berjalan dengan baik dan mana yang belum. Mintakan saran/ide untuk perbaikan.
Pelajari saran itu, renungkan, lalu cobalah beberapa hal baru berdasarkan masukan tersebut.
Sejauh ini Anda atau organisasi Anda telah menyelenggarakan RADAR berkali-kali, dan kemungkinan besar akan terus berlanjut di masa datang. Ini adalah waktu yang ideal untuk menyempurnakannya.
Pertanyaannya, apakah mungkin membuat RADAR yang sempurna?
Barangkali tidak, tetapi dengan perbaikan dan intensionalitas yang terfokus, Anda dapat mengubah rapat Anda menjadi acara yang menarik dan menyenangkan namun tetap efisien dan efektif. Meskipun Anda tidak dapat mengontrol RADAR kelompok lain, Anda dapat mengupayakan yang terbaik dengan menggunakan pola waiter/waitress (melayani tamu dengan sebaik-baiknya). Anda bisa menjadi model untuk perubahan dan berharap orang lain akan mengikuti pola RADAR Anda.
Link Youtube: Meeting Yang Sempurna
Februari 2024