Menggendong Monyet (Bag.2)

Artikel ini adalah lanjutan dari sebelumnya, jika belum membaca klik disini

Di mana-mana monyet

Di sekeling Anda monyet, monyet dan monyet! Anda bahkan kini mendapatkan beberapa “monyet-monyet lemparan!” Monyet-monyet ini diantaranya dibuat oleh Tenny, yang gaya kerja serta kepribadiannya kadang menimbulkan masalah bagi orang-orang di bagian lain organisasi Anda. Maka yang lain pun membawakan masalahnya kepada Anda, yang pasti Anda jawab dengan: “Biar saya pelajari; nanti saya kabari.”

Kini Anda dapat melihat jelas, diantara monyet-monyet yang berkecamuk di benak Anda itu, kebanyakan justru monyet milik staf Anda. Artinya, staf Andalah yang seharusnya menangani dan bukan Anda. Meskipun demikian, ada juga monyet kepunyaan Anda sendiri, yaitu, bagian dari uraian tugas Anda. Yang pasti, kebanyakan monyet-monyet di kantor Anda itu bukan seluruhnya monyet Anda.

Tidak lama kemudian beban Andapun sudah penuh (oleh tugas dari bos Anda maupun orang lain), tetapi monyetnya terus saja berdatangan.

Tak ayal lagi, maka Anda pun mulai ‘meminjam’ waktu milik kehidupan pribadi Anda: berolah raga, hobi, kegiatan warga, ibadah, dan tentu saja nantinya dari keluarga Anda.

Ujung-ujungnya Anda sampai pada titik di mana tidak lagi tersedia waktu. Tetapi monyet-monyetnya terus saja berdatangan. Ketika itulah Anda mulai menunda-nunda, sementara staf Anda menunggu. Anda sama-sama tidak melakukan apa-apa terhadap monyet-monyet itu, suatu duplikasi upaya yang sangat mahal.

Penunda-nundaan Anda itu membuat Anda menjadi penghambat bagi staf Anda. Mereka lumpuh karena Anda dan menjadi penghambat bagi orang-orang di departemen lainnya. Ketika orang-orang departemen lain ini komplain, Anda berjanji untuk mempelajari masalahnya dan memberi mereka kabar. Waktu yang Anda habiskan untuk mengurus “monyet-monyet dari samping” ini semakin mengurangi waktu untuk menangani monyet-monyet staf Anda sendiri. Lalu tiba-tiba bos Anda mendapat kabar ada masalah di departemen Anda. Ia menuntut lebih banyak laporan dari Anda. Kini bukan hanya “monyet-monyet dari samping” saja yang Anda dapatkan, tapi juga “monyet-monyet dari atas” dan ini harus didahulukan dari yang lain. Waktu yang Anda habiskan untuk itu semakin mengurangi waktu untuk yang lainnya. Sungguh sangat kusut. Mengingat-ingat semua kekacauan itu, Anda sadar bahwa Anda sendirilah penyebab hambatan organisasi Anda; sungguh luar biasa masalah yang Anda timbulkan.

Tentu, masalah yang lebih besar adalah ‘hilangnya peluang’; menghabiskan seluruh waktu Anda menangani monyet-monyet orang lain sementarai monyet-monyet Anda sendiri tidak tertangani. Sebagai manager, Anda sekarang bukannya me-manage, Anda malah di-manage.

“Monyet-monyet dari atas” adalah waktu yang dipaksakan oleh bos, seperti poin 1 dari manajemen waktu yang Bill Oncken uraikan di awal tulisan ini. “Monyet-monyet dari samping” adalah waktu yang dipaksakan sistem seperti poin 2 dan “Monyet-monyet yang Anda sendiri” dan “Monyet-monyet yang dengan suka rela Anda ambil dari keluarga, kerabat, sahabat dan tetangga” adalah waktu yang dipaksakan sendiri seperti nomor 3.

***

Menangani monyet-monyet

Oncken memberi kesimpulan sederhana untuk menangani monyet yakni:

“Kapan saja saya membantu Anda, maka sesungguhnya masalah Anda kini menjadi masalah saya. Begitu masalah itu menjadi milik saya, maka Anda tidak lagi punya masalah. Saya tidak bisa membantu seseorang yang tidak punya masalah. Anda boleh meminta bantuan lewat skedul waktu yang kita tentukan, dan kita putuskan bersama apa langkah selanjutnya dan siapa yang akan melakukannya”

Untuk para manajer, inilah enam hal yang harus Anda pertimbangkan, yaitu:

Monyet sebaiknya disuapi atau ditembaki. Tak seorangpun senang menerima dampak dari monyet-monyet yang lapar. Monyet mesti disuapi secara berkala. Dalam metafora ini, masalah harus dibicarakan secara berkala antara manajer dan staf yang punya masalah. Kalau monyetnya bisa ditembak (masalah diselesaikan secepat mungkin), tentu saja tidak diperlukan waktu lagi untuk menyuapinya.

Setiap monyet seharusnya punya jadwal waktu untuk suapan selanjutnya. Setelah sebuah sesi penyuapan, si manajer seyogyanya memilih waktu yang tepat untuk penyuapan selanjutnya dan punya daftar langkah-langkah yang harus diambil oleh stafnya. “Bisa kita ketemu Selasa depan jam 11.00 untuk menindaklanjuti hal ini dan membahas apa yang harus kita lakukan selanjutnya?

Populasi monyet seharusnya dipertahankan di bawah jumlah waktu maksimum yang dipunyai si manajer. Untuk menyuapi seekor monyet, idealnya memerlukan waktu kurang lebih 15 menit dan si manajer harus mempertahankan jadwal waktu yang memungkinkan untuk dikelolanya dengan baik.

Monyet-monyet sebaiknya disuapi pada waktu yang telah ditentukan. Membiarkan staf membawa masalah-masalahnya sesuai dengan waktu mereka sendiri, meningkatakan kemungkinan monyet-monyet tersebut berpindah dari pundak staf ke pundak manajer. Dengan menentukan waktu terinci untuk menyelesaikan masalah, si manajer mendorong stafnya untuk mengambil keputusan terhadap masalah tersebut dan memberinya umpan balik.

Skedul penyuapan monyet bisa diskedul ulang, tapi jangan pernah benar-benar ditunda. Baik si manajer maupun staf boleh saja melakukan skedul ulang untuk menyuapi monyet, namun tetap harus diskedulkan ke waktu yang spesifik untuk menghindari hilangnya jejak masalah tersebut.

Monyet-monyet sebaiknya disuapi secara tatap muka atau lewat telpon, namun tidak lewat tulisan (surat/sms/email, dll). Penyuapan yang dilakukan lewat tatap muka atau telpon bermanfaat untuk memastikan si monyet tetap menjadi masalah staf tersebut, kecuali jika manajer memandang perlu untuk mengambil alih masalahnya.
Ringkasnya, keterampilan mendelegasikan membantu manajer menyelesaikan masalah dengan lebih baik dan sekaligus mengembangkan keterampilan pemecahan masalah untuk staf-stafnya.

***

Sekedar pengingat, bila Anda sedang tenggelam dalam lautan pekerjaan yang mengacaukan manajemen waktu Anda, ingatlah tiga huruf ini: RHW.

Pertama, kita mulai dengan huruf H (HAPUSKAN). Kalau bisa di coret dari daftar Anda, hapus pekerjaan itu (tembaki monyet Anda).
Kedua, huruf W (WAKILKAN). Kalau Anda bisa mewakilkan/mendelegasikan pekerjaan Anda, lakukanlah, sepanjang diberikan pada orang yang tepat.
Dan, terakhir, R (REKAYASAKAN). Artinya, jadwalkan sedemikian rupa sehingga pekerjaan Anda menjadi lebih sederhana dan terukur. NLP menyebutnya sebagai chunking down (memecah-mecah menjadi lebih terkelola).
Kalau Anda sudah membaca Bakul Pertama dari serial Beras Kencur ini, tentu masih ingat metafora berikut: Bagaimana cara Anda menyantap seekor gajah? Tentu saja dengan mengunyahnya sepotong demi sepotong, bukan?

Sumber:

Bakul (buku) ke-2 dari serial buku Beras Kencur dengan judul Perusahaan yang Terhipnosis. Merupakan buku terbaru RH Wiwoho, terbit Mei 2010.

 

Juli 2010

 

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *