Artikel ini adalah lanjutan dari sebelumnya, jika belum membaca klik disini

3. Arah Motivasi (Opsional >< Prosedural)

Ada dua Dasar Motivasi mengapa orang melakukan hal-hal tertentu. Yang pertama adalah prosedural, yaitu orang-orang yang lebih suka mengerjakan sesuatu yang sudah ada polanya dan kedua opsional, orang yang lebih termotivasi bila ada pilihan dalam mengerjakan sesuatu.

Orang-orang yang memiliki kecenderungan prosedural, adalah orang-orang yang percaya bahwa pasti ada sebuah “cara” yang tepat untuk mengerjakan sesuatu dengan baik. Mereka lebih tertarik pada “bagaimana” sesuatu harus dikerjakan, bukan “mengapa” harus dilakukan dengan cara seperti itu. Orang prosedural akan mentok bila tidak diberikan langkah-langkah atau prosedur untuk melakukannya. Sebaliknya, sekali mereka mendapatkan prosedur itu, mereka sanggup secara konsisten melakukan hal yang sama berulang-ulang. Hal yang paling penting buat mereka adalah menuntaskan prosedur itu. Bahkan mereka rela “lembur” untuk menyelesaikan sebuah tugas. Kira-kira jenis pekerjaan apa yang cocok untuk prosedural?

Orang opsional lain lagi. Mereka tergerak oleh adanya kesempatan atau tersedianya pilihan untuk melakukan sesuatu dengan cara-cara lain. “Banyak jalan menuju ke Roma” adalah prinsipnya. Mereka tergoda oleh gagasan dan kemungkinan-kemungkinan yang tidak terbatas dan senang mengganti serta mengacak-acak aturan. Hobinya menciptakan prosedur, tapi tidak suka mengikutinya! Apa sebab? Kalau dia mengikuti prosedur itu, artinya dia tidak punya opsi untuk membuat prosedur yang ‘baru’ lagi. Senang memulai sebuah proyek atau mengembangkan ide baru namun tidak begitu tertarik untuk menyelesaikan, apalagi mempertahankannya. Sulit menjaga komitmennya sendiri, karena hal ini akan mengurangi ‘kebebasannya’ dalam memilih. Kalau lagu, kira-kira syairnya begini: Ku yang mulai, kau yang mengakhiri. Kira-kira profesi apa yang cocok untuk opsional?

Ada sebuah riset yang dikembangkan oleh Rodger Bailey dan kawan-kawannya, bahwa telemarketer yang prosedural ternyata berhasil menjual tiga kali lipat daripada kawannya yang opsional. Mengapa? Menurut riset ini, para telemarketer menggunakan script (naskah) yang sudah baku dan tinggal dibacakan saja. Telemarketer yang mencoba berimprovisasi atau menawarkan tanpa naskah baku, hasilnya tak tentu. Hari ini bisa menjual banyak, keesokan harinya dia mencoba dengan cara lain tapi hasilnya kurang baik, kemudian menggantinya lagi dan hasilnya baik, begitu seterusnya. Hasilnya fluktuatif: kadang bagus dan kadang tidak.

Sebenarnya kalau kita cermati, profesi sales adalah prosedural. Apapun produk atau jasa yang kita jual, seorang sales harus mengikuti lima prosedur ini:

1) Mengontak konsumen
2) Membangun hubungan baik dengan konsumen
3) Menggali kriteria (keinginan dan kebutuhan) konsumen
4) Mempresentasikan produk atau jasa kita yang sesuai dengan kriteria konsumen
5) Membantu konsumen dalam mengambil keputusan dan menutup penjualan.

Hanya sales yang prosedural yang mau serta konsisten melakukan langkah-langkah ini.

Bagaimana dengan MLM (Multi Level Marketing)? Hasil riset Rodger Bailey menunjukkan, ternyata hanya 1 dari 10 orang yang bergabung dengan MLM yang bisa bertahan. Mengapa? Menurut Bailey, kesalahannya dimulai sejak proses rekruitmen. Umumnya mereka menawarkan: unlimited income, bertemu dengan orang-orang berbeda, fleksibel menggunakan waktu, bebas menjual sebanyak- banyaknya dan the sky is the limit. Kata-kata: Bebas, fleksibel, berbeda, tidak terbatas dan semacamnya adalah kata-kata yang menarik buat orang opsional. Mereka pun berbondong-bondong bergabung. Ternyata yang harus mereka lakukan sehari-harinya adalah pekerjaan yang sangat prosedural dan nyatanya semuanya juga ada batasnya! Apa sebenarnya yang harus mereka lakukan sehari-harinya? Seorang MLMer pada dasarnya juga seorang sales, yang harus mengikuti kelima prosedur di atas, bedanya ‘channel’ distribusinya langsung ke konsumen. Seorang MLMer yang sukses, menurut saya, selain pandai menjual, harus piawai merekrut dan membuat duplikasi (modelling) dari jaringan (networking) nya.

Jadi bagaimana menyiasatinya? Mulailah dengan mengubah iklan Anda. Ceritakan bahwa perusahaan Anda memiliki serangkaian prosedur baku yang sudah teruji keberhasilannya. Bila Anda mau mengikuti apa yang sudah dilakukan oleh senior-senior Anda, kita jamin Anda bisa mendapatkan penghasilan yang tidak terbatas (unlimited income) juga. Orang-orang prosedural akan sangat tertarik mendengar kata seperti: prosedur, sudah teruji dan semacamnya. Percayalah bahwa orang prosedural pun ingin menjadi kaya!

Ada baiknya untuk orang-orang marketing dan Sales Manager, dipilih dari mereka yang cenderung opsional. Alasannya? Orang pemasaran seringkali dituntut untuk melakukan benchmarking, riset pasar, menganalisa trend pasar dan hal-hal yang lebih opsional sifatnya. Sementara seorang Sales Manager karena tugasnya yang memang sudah lebih bersifat manajerial dan banyak dituntut untuk memberi input kepada departemen pemasaran ketimbang menjual. Itulah sebabnya banyak Sales Manager yang gagal. Kegagalan seorang Sales Manager kadang-kadang karena manajemen mengira bahwa the best salesman pasti layak menjadi Sales Manager. Ini sama halnya dengan mengangkat guru yang baik menjadi kepala sekolah.

Erna: Jadi, guru harus prosedural juga? Ya. Contohnya saya. Saya melakukan prosedur seperti halnya salesman: melakukan kontak dengan klien, membangun relationship, memahamai kebutuhan dan keinginan peserta, memberikan materi pelajaran seperti yang mereka inginkan dan membantu mengaplikasikannya pada dunia mereka sehari-harinya. Bila saya harus memberikan materi pada puluhan kelompok dari satu perusahaan, maka berbulan-bulan saya harus memberi materi pelajaran yang sama persis, langkah demi langkah. Namun kalau saya opsional, ada kemungkinan saya memberikan materi yang tidak seragam dan akhirnya antar mereka sendiri tidak saling nyambung komunikasinya. Memang dalam memberikan contoh atau metafora boleh berbeda, tapi saya tidak boleh menyimpang dari prosedur kelima langkah diatas.

Kelihatannya orang prosedural itu kerjaanya monoton dan kurang menantang. Dimata orang opsional pekerjaannya bisa dibilang membosankan. Banyak perusahaan yang menganggap prosedural itu robot dan tidak kreatif. Tapi, darimana sebenarnya datangnya uang? Dari orang opsional atau prosedural?

Andai seseorang membuka usaha toko bersama istrinya, siapa yang harus kulakan atau belanja barang-barang dagangan tokonya? Opsional atau prosedural?
Sudah pasti Opsional, dia yang pergi ke grosir mencari trend baru, model baru, warna baru dan seterusnya. Lalu siapa yang harus jaga toko? Siapa yang harus setiap pagi jam 6 buka toko, menyusun barang-barang, melayani pembeli satu persatu (membungkus, memberi uang kembalian dan merapikan dagangannya lagi) dan menutup toko jam 6 sore? Setiap hari dan tidak boleh bosan selama bertahun-tahun? Prosedural! Persis. Jadi uang datangnya darimana? Maka hargailah orang prosedural.

Contoh lain. Yang mendisain produk dalam sebuah perusahaan adalah insinyur yang notabene opsional, tapi siapa yang menjadikan gagasan itu menjadi produk? Orang pabrik ‘kan? Orang pabrik adalah prosedural. Dalam perusahaan sering saya dengar kata-kata: Anda harus kreatif, berkembang , improve, improve dan terus improve! Saya tidak begitu sependapat dengan hal ini. Sebuah perusahaan memang harus memiliki orang yang kreatif agar tetap kompetitif, tapi tetap saja mereka membutuhkan orang prosedural seperti: tenaga pembukuan, operator mesin, pesuruh kantor, orang pabrik, perawat, bagian gudang, quality control, auditor, dst. Saya sering memberi saran pada Board of Directors (BOD) agar menghargai karyawan yang prosedural juga. Jangan sekali-kali memaksa orang prosedural menjadi opsional, kalau Anda tidak ingin melihat gardu listrik Anda meledak dan mesin Anda spesifikasinya berubah setiap harinya. Konsep seperti kaizen atau never-ending improvement hanya cocok untuk pekerjaan jenis tertentu saja dan tidak untuk semua pekerja.

Pertanyaan selanjutnya, apakah orang prosedural sama sekali tidak bisa dididik dan sekreatif opsional? Anda bisa saja melatih orang prosedural menjadi opsional, tapi hasilnya tidak sekreatif kalau Anda mencari orang yang benar-benar opsional. Jargon yang sering Anda dengar adalah: Right man at the right place in the right time.

Jadi melakukan ‘job rotation’ di perusahaan pada dasarnya tidak begitu baik? Itulah yang seringkali saya sarankan pada para BOD ketika melakukan konsultasi. Kadang manajemen menganggap karyawannya ‘superman’ yang bisa ditempatkan dimana saja dengan output yang sama baiknya. Saya hanya setuju perusahaan melakukan ‘tour of duty’ bila yang bersangkutan memang akan dimutasikan ke tempat tersebut atau sedang memberi peluang padanya untuk menjadi General Manager. Seorang GM harus mengetahui seluruh departemen, meskipun hanya sedikit-sedikit.

Bagaimana dengan ‘job encrihment’? Tidak selalu melakukan pengkayaan pekerjaan (job enrichment) harus memindahkan orang ke departemen lain. Bisa saja pada bidang yang sama dengan sedikit variasi. Jangan salah, kadang orang yang dipindah sementara ke departemen lain dimana dia merasa tidak mampu melakukannya setelah mencobanya beberapa saat, malah merasa dirinya ‘dibuang’ dan menurunkan motivasi kerjanya kelak.

Sekarang Anda sudah cukup jelas memahami perbedaan Dasar Motivasi orang opsional dan prosedural. Filter atau cara menyaringnya adalah dengan pertanyaan: “Mengapa Anda memilih pekerjaan Anda yang sekarang ini?” Opsional biasanya akan menjawab dengan lugas dan memperlihatkan kriteria kerjanya sebagai landasannya.

Sedangkan ciri prosedural, uraiannya panjang dan berurutan, seakan-akan wajib buat dia untuk secara prosedural menceritakan kisahnya dari A sampai Z. Ciri yang paling mencolok adalah, orang prosedural secara tidak sadar mengganti pertanyaan dari : “MENGAPA Anda memilih pekerjaan Anda yang sekarang ini?” menjadi “BAGAIMANA ceritanya sampai Anda anda disini?” Ingat: saya tidak bertanya “bagaimana” tapi “mengapa”. Namun orang prosedural mendengarnya lain dan mengganti sendiri pertanyaannya.

Termasuk yang manakah arah motivasi Anda?

***

Sumber : Buku PROFIL – RH. Wiwoho
Bahasan berikutnya : Profil 4 – Faktor Motivasi

………Artkel ini bersambung di bulan Desember  2011

Nopember 2011